5 nguyên tắc quản lý công việc giúp bạn làm việc hiệu quả hơn
Những nguyên tắc đúc kết từ hơn 10 năm làm Product Owner và Business Analyst trong môi trường áp lực cao.
Làm Product Owner trong ngân hàng, chứng khoán rồi blockchain, tôi từng ôm cùng lúc nhiều dự án, nhiều đội, nhiều deadline chồng chéo. Dưới đây là 5 nguyên tắc giúp tôi giữ được nhịp độ mà không kiệt sức.
1. Làm rõ "xong" nghĩa là gì trước khi bắt đầu
Rất nhiều việc bị kéo dài không phải vì khó, mà vì không ai định nghĩa rõ khi nào nó "xong". Trước khi bắt tay vào bất kỳ việc gì — một tính năng, một báo cáo, một cuộc họp — hãy tự hỏi: Kết quả cụ thể tôi cần giao là gì? Đây chính là tinh thần của "Definition of Done" trong Agile, áp dụng được cho mọi loại công việc, không chỉ phần mềm.
2. Ưu tiên theo tác động, không theo độ ồn ào
Việc được nhắc đến nhiều nhất không phải lúc nào cũng là việc quan trọng nhất. Tôi thường tự hỏi hai câu trước khi xếp thứ tự ưu tiên:
- Nếu không làm việc này trong tuần, hậu quả thực sự là gì?
- Việc này ảnh hưởng đến bao nhiêu người / bao nhiêu tiền / bao nhiêu rủi ro?
Việc nào trả lời "không có gì nghiêm trọng" cho câu đầu tiên, thường có thể lùi lại.
3. Batch các việc cùng loại
Trả lời email, review tài liệu, họp 1-1 — nếu rải đều cả ngày, bạn sẽ liên tục "chuyển ngữ cảnh" (context switching), thứ tốn thời gian hơn nhiều người tưởng. Tôi cố định 2 khung giờ trong ngày cho việc giao tiếp, phần còn lại dành cho việc cần tập trung sâu.
4. Viết ra thay vì nhớ trong đầu
Một backlog cá nhân — dù chỉ là một file đơn giản — giải phóng bộ nhớ làm việc của bạn cho việc tư duy, thay vì dùng để "ghi nhớ mình còn phải làm gì". Nguyên tắc này áp dụng cho cả công việc nhóm: càng ít thứ nằm "trong đầu một người", rủi ro càng thấp.
5. Review lại mỗi tuần, không chỉ lập kế hoạch mỗi tuần
Nhiều người lên kế hoạch đầu tuần rất kỹ nhưng không bao giờ nhìn lại cuối tuần. Một buổi review ngắn 15 phút — việc gì xong, việc gì trễ và vì sao, tuần sau nên đổi gì — giúp bạn cải thiện liên tục thay vì lặp lại cùng một sai lầm.
Không có công thức quản lý công việc nào đúng cho tất cả mọi người. Nhưng nếu bạn đang cảm thấy quá tải, thử áp dụng riêng nguyên tắc số 1 và số 2 trong một tuần — đó thường là hai điểm tạo ra khác biệt lớn nhất.